Эта книга посвящена возможностям программы Microsoft Outlook, помогающим экономить время и работать более эффективно. Каждая глава содержит небольшой подраздел «Полезности для руководителя», в котором в сжатом виде описаны преимущества использования руководителем
1. При создании в Outlook писем, заметок о встречах или задачах Вы и все Ваши сотрудники должны придерживаться единых стандартов описания. Например, вместо «Встреча с Петровым по поводу повышения зарплаты» напишите: «Петров: зарплата: согласовать повышение» (обратите внимание: после каждого слова идет знак препинания — двоеточие). Тогда при поиске информации, связанной с проектом, направлением или человеком (в данном случае — Петровым), лишь задав в строке поиска ключевое слово «Петров:», Вы получите письма, информацию о назначенных или прошедших встречах именно по нужной Вам теме, а не все материалы, содержащие ключевое слово.
2. В разделе «Контакты» лучше хранить не только адрес электронной почты конкретного человека, но и всю информацию о нем: телефоны, название компании, должность, фотографию, обстоятельства знакомства, увлечения, состав семьи и т. д. Создавая записи о задачах или встречах, на которых должен присутствовать этот человек, добавляйте гиперссылку на информацию о нем. Можно также делить раздел «Контакты» по контекстам (направления деятельности, проекты и т. п.). Такая схема позволит максимально быстро вспомнить все сведения о Вашем знакомом во время телефонного разговора или при подготовке к встрече, а также быстро найти его контактные данные, просто просматривая созданную в «Календаре» запись о встрече.
3. В «Дневнике» Вы можете, внеся особо важные и трудные (объемные) дела, вести хронометраж, включая (когда Вы выполняете задуманное) и выключая (когда Вас
Все перечисленные (как и другие) функции Outlook очень легко настраиваются. Безусловно, нужно некоторое время, чтобы привыкнуть к ним, но, когда Вы почувствуете эффект от их применения, процесс привыкания пойдет быстрее и легче.